Alle funktioner i Kala

Tidsregistrering

Kala indeholder tidsregistrering fordelt på projekter og opgaver - Læs mere om Kala tidsregistrering.

Materialeforbrug

Med Kala kan medarbejdere nemt registrere hvilke materialer de bruger på en sag. Materialeforbrug overføres automatisk videre til økonomistyring og fakturering.

Kørselsregistrering

Med Kala kan dine medarbejdere registrere deres kørte kilometer fordelt på sager. Læs mere om Kala kørselsregistrering.

Komplet sagsstyring

Har du nogle gange svært ved at huske alle dine aftaler, hvor langt de forskellige sager er? Bare rolig Kala kan holde styr på det hele for dig.

Sagsoplysninger

I Kala kan du have alle dine sager. Og det bedste er, at du ikke skal oprette dem alle sammen igen. Kala er fuldt integreret med dit bogføringsprogram, hvilket betyder at sagerne hentes automatisk derfra. På samme måde kan du oprette en sag i Kala og den sendes direkte til dit bogføringsprogram. Det betyder at du stadig kun skal vedligeholde ét system, men du slipper for at navigere i tunge bogføringsprogrammer.
Fra hovedmenuen af en sag har man altid mulighed for at få navigation til den respektive opgave, som man skal arbejde på.

Sagsinformationer

Under hver enkelt sag har du alle informationer om den respektive sag. Oplysningerne er opdelt i “Tid og opgaver” og “info”.

Under 'Tid og opgaver' har du informationer om hvor mange timer du selv har brugt på sagen, og selvfølgelig muligheden for at registrere nye timer. Opgaver fortæller dig hvad der skal udføres på sagen. En opgave kan også anvendes som kvalitetssikiring, læs mere her.
Til en opgave kan man oprette påmindelser til en bestemt person. Det er smart, hvis du skal arbejde på en sag og huske at bestille materialer 4 uger før sagens reele arbejde begynder. Herved oprettes opgaven “bestil materialer” og du opretter en påmindelse. Så får du en notifikation på din mobil den dag du skal huske at bestille materialer.

Info holder på de generelle informationer om sagen. Det betyder at du her har en “opslag” funktion. Her kan dine folk skrive ting om sagens forløb. Der kan tilkobles filer til opslagene, hvilket betyder at du kan ligge konstruktionstegninger her, så medarbejderne altid har de korrekte tegninger.
Samtidig sikrer opslag at alle har alle informationer. På denne måde skal man ikke huske at vidergive beskeder, for disse følger altid sagen.

Under info findes også de generelle sagsinformationer, som adresse og telefonnummer på kunden, mulighed for at ringe til kunden, få rutenavigation til kunden og arkivere sagen.

Automatisk bogføring

Bogføring er en af de opgaver, som i en virksomhed er en vedvarende omkostning, men her er Kala den kærtkommende hjælp. Den automatiske bogføring, bogfører både på kontoplanen, den aktuelle sag og indskriver timerne til medarbejderens næste lønseddel.

Kontoplan

Når Kala bogfører timer på en kontoplan, så er dette selvfølgelig en kontoplan som du har valgt. Kontoplanen vælges i dit regnskabsprogram når du opretter sagen. Det sikrer at du altid har 100% kontrol over din bogføring. Det eneste som er anderledes er at selve bogføringen automatiseres.
Der kan vælges frit imellem alle dine kontoplaner, og du kan også ændre kontoplanen undervejs.

Bogøring til den aktuelle sag

Kala bogfører timerne til den aktuelle sag. Dette sker efter du har godkendt de timer, som der er arbejdet. Det betyder at du ikke skal indtaste de samme oplysninger uge for uge.
Når timerne bliver bogført til en sag kan du via dit bogføringsprogram tælle dem med på den næste faktura. Det kan selvfølgelig også fravælges. Selve faktureringen er noget, som foregår fra dit regnskabsprogram, mens det at bogføre er noget Kala sørger for.

Klargøring til løn

Når timerne er godkendt kan du vælge om timerne skal indskrives på en fil, som du kan uploade til din lønservice eller om timerne automatisk skal sendes til din lønservice. Kala kan selvfølgelig ikke selv udbetale lønnen. Alle lønsedler skal selvfølgelig godkendes før der sker reel pengeudbetaling. Det sikrer altså at du slipper for alt tastearbejdet, og at du kun skal kontrollere at lønnen er korrekt, og trykke OK.

Automatisk løndindtastning

Indtastning af lønsedler i sin lønservice er en vanlig administrativ opgave, som blot sluger din bundlinje. Derfor er Kala selvfølgelig hjælpen, som sørger for at alt dette gøres automatisk så du kan få mere med hjem fra arbejde.

Forskellige løntyper

Kala kan selvfølgelig håndtere de forskellige løntrin, som dine medarbejdere måtte have. Er der nogle som er funktionær-ansat og får fast løn, så kan det selvfølgelig også håndteres.
Vigtigst af alt så håndteres alle overenskomster diverse gager mm helt automatisk.

Udbetaling

Kala sørger for alt i forhold til løn. Der udbetales selvfølgelig ikke penge før du eller din bogfører har godkendt lønudregningen.
Hvis du selv beregner din løn, eller har nogle til at gøre det for dig, så kan du hente alle lønregistreringerne i en .csv-fil, som alle lønservices kan forstå.

Det er smart

At det hele kører så automatisk betyder at du aldrig skal 'arbejde' med lønindtastning, men du skal kun fungere som det kontrollerende led i processen. Du kan altså bruge din tid, og dine kræfter på din virksomhed og dine kunder istedet for administrative opgaver.

Kvalitetssikring

Kvalitetssikring er en vanlig opgave, som tager meget tid, men er en sædvanlig opgave som bare skal udføres.
Med Kala er det slut med at tage billeder med dit digitalkamera, for at uploade dem til dropbox, og sende dem til den medarbejder, som skal udfylde kvalitetssikringsrapporten.

Det er selvfølgelig meget vigtigt at du får dokumenteret det udførte arbejde samtidig med at du får det gjort på en effektiv måde. Kala er indrettet så dine medarbejdere udfører kvalitetssikringen samtidig med at arbejdet skrider frem. Så er du fri for at løbe dem i hælene for at tage billeder at det udførte arbejde.

Kala kan selvfølgelig både lave modtagekontrol, processkontrol og slutkontrol. Kvalitetssikring er selvfølgelig nemt for medarbjederne, og du kan aflevere kvalitetssikringsrapporten samtidig med du afslutter sagen.

Planlæging af arbejdsopgaver

Kala indeholder et kraftfuldt værktøj til planlægning af dine medarbejeres tid ved hjælp af et Gantt diagram. De opgaver du planlægger, kommer automatisk ned på dine medarbejderes iPads og telefoner, sammen med relevant sagshistorik og info. Dermed sparer i meget tid på koordinering og manuelt papirarbejde.

Personlig arbejdskalender

Kala er lavet så alle kan finde ud af det. Derfor har alle sin personlige arbejdskalender.

Dagens arbejdsopgaver

Dine ansatte kan fra én menu, finde deres helt personlige arbejdskalende. Her kan de se de kunder, som skal besøges iløbet af dagen, samt hvilke opgaver de skal udføre hos kunden. De kan hurtigt indtaste hvor lang tid de har brugt hos kunden og hurtigt komme videre til den næste.

Registreringer i løbet af dagen

Dine ansatte kan med 3 tryk fra deres personlige kalender registrere deres timer og materielt. Det betyder at de ikke skal bruge oceaner af tid på at udføre timesedler, men istedet kan komme hurtigt videre og servicere jeres kunder.

Det betyder også at dine folk kun skal lære at navigere i én menu. Det giver dig en sikkerhed for at dine medarbejder kan finde ud af at registrere sine timer, og derfor bliver det også gjort.

Diverse

Udover de store og vigtige funktioner har Kala også mange små funktioner, som sørger for at i kan kommer hurtigere videre med jeres arbejde.

Favorit sager

Som leder vil du ofte have ansvaret for nogle specifikke sager, og dem kan du lave til dine 'favoritter'. Det betyder at de altid vil være sorteret øverst i sagsoversigten. Det betyder at du aldrig skal lede efter de sager, som du skal holde dig opdateret på.

Foreslår tidsregistrering

Når du om morgenen møder på arbejde og kontrollerer Kala for at se hvad dagen skal byde, så husker kala det tidspunkt du logger ind, og når du første gang vil registrere nogle timer så foreslår Kala at du har arbejdet på dagens første opgave fra du loggede ind første gang til det tidspunkt du vil registrere timer.

Sagers procesbar

I sagsoversigten er det for alle sager markeret med et cirkeldiagram hvor langt sagen er. Det betyder at du hurtigt kan se om opgaverne bliver løst i samme tempo som forventet.

Navigation til kunden

Du skal aldrig mere bekymre dig om, hvor kunden bor. Du kan fra Kala få direkte navigation ud til din kunde, så du ikke skal bekymre dig om at spilde dyre timer på landevejen.

Kundekartotek

Når du skal oprette nye sager, så har du muligheden for at gøre dette fra Kala. Så slipper du for at rode i tunge bogføringsprogrammer, men lader Kala gøre det kedelige arbejde. Når du opretter sager i Kala, så henter Kala selvfølgelig det fulde kundekartotek fra dit regnskabsprogram.
Står du med en ny kunde, så opretter du selvfølgelig kunden direkte u Kala, og så sørger Kala for at kunden bliver noteret i regnskabsprogrammet, så der også kommer styr på fakturaerne mm til kunden.

Integrationer

Kala integrerer med mange forskellige bogøringssystemer, men integrere også med andre apps, som alle gør livet lettere for dig.

Du kan her se en liste over de integrationer som Kala har, og hvilke der er på vej her.

Support

Vi mener ikke at man kan eller skal være en haj til alt, så derfor yder vi ekstraordinær god support. Vi er altid klar til at hjælpe med hvad end det måtte være. Du kan enten ringe til os, eller skrive en mail her. Du er meget velkommen til at ringe, ligegyldigt om det er supportspørgsmål, eller om du gerne vil vide mere om Kala.

Vi besvarer mails gns. indenfor 0,5 timer
Telefonsupporten er åben alle ugens dage, 24 timer i døgnet.