Hvorfor bruge et digitalt planlægningsværktøj?
Kala er et projektstyringssystem med indbygget planlægningsværktøj, der sikrer, at du og dine medarbejdere hurtigt og effektivt kan planlægge den kommende uges opgaver.
Via et intuitivt GANTT-diagram, kan man let trykke på og trække opgaver og tidspunkter rundt i kalenderen, hvorefter den opdateres automatisk og sendes direkte ud på medarbejderens telefon.
Det er også muligt at oprette og planlægge opgaver, som skal gentage sig for eksempel hver tredje dag, hver uge, hver anden måned, eller hvad der nu måtte være behov for. Ligeledes har dine medarbejdere også mulighed for selv at oprette aftaler og planlægge deres tid.
Systemet er endvidere bygget op således, at alle har mulighed for at tilgå hinandens arbejdskalender. På den måde er det blevet endnu lettere at lave aftaler og planlægge møder, som flere skal deltage i, uden at det kræver endeløse mailkorrespondancer og skramlen i papirkalenderen efter ledige tidspunkter.
Ud med håndskrevne to-do lister og ind med digital timeplanlægning
Mange kender formentligt til de lange, håndskrevne lister og gule post-its, der fylder skrivebordet med endeløse noter om ting, man skal nå, møder man skal huske, og kunder man skal pleje.
Problemet med denne type planlægningssystem er, at der hurtigt går noget tabt, eller man helt glemmer, hvad man egentligt burde lave hvornår. Dette skaber forvirring og forringer potentielt den service, man yder, og de opgaver man udfører.
Derfor er det ikke kun ressourcer og timer, man sparer, ved at bruge et digitalt planlægningsværktøj til at skabe overblik og holde styr på opgaver og arbejdstid.
Det handler også om, at man har fokus på at effektivisere sine processer, således man altid leverer på sit højeste - både hvad angår interne opgaver, og i særdeleshed også på eksterne projekter.
Jeres effektivitet og likviditet øges med Kalas planlægningsværktøj
At planlægge arbejdstid og uddelegere opgaver er en administrativ opgave, man som virksomhed ikke kan fakturere ud af huset. Den tid, der bruges, betales af virksomhedens egen lomme, og der kan hurtigt gå unødige ressourcer til, hvis systemerne ikke er optimale eller tilgodeser de behov, man har for projektstyring internt.
Derfor er det langt bedre givet ud at bruge et planlægningsværktøj, der sparer jer for tid, der i stedet kan bruges til at fokusere på det, der er virksomhedens kerneopgave.
Og når først processerne er optimeret, og spildtiden er reduceret, øges likviditeten automatisk, da der ikke længere bruges unødvendigt mange ressourcer på at navigere i forældede excel-ark eller lignende.
Dine medarbejdere har stor gavn af en overskuelig arbejdskalender
Det er ikke kun effektiviteten hos administrationen eller hos de ledere, der er ansvarlige for at uddele opgaver og planlægge medarbejdernes arbejdskalender, der øges, når man bruger et ordentligt planlægningsværktøj.
For hver enkelt medarbejder bliver det også nemmere at holde overblik over sager og kunder, så man yder den rette service og leverer det rigtige produkt på det aftalte tidspunkt.
Og hvis man samtidig tager det indbyggede tidsregistreringsværktøj i Kala i brug, er medarbejderne bedre stillet i sin dokumentation og redegørelse af arbejdstid overfor arbejdsgiver, ligesom det også hjælper, når der skal faktureres til kunden.
Vi tilbyder komplette løsninger til din virksomhed
Kala er som udgangspunkt en komplet softwareløsning til projektstyring, der er udviklet med en lang række relevante funktioner, der kan hjælpe virksomheder med alle administrative forhold.
Kala er nemlig ikke kun udstyret med et effektivt planlægningsværktøj. Softwaren giver dig også mulighed for automatisk bogføring og lønindtastning, kørselsregnskab, timeregistrering, sagsstyring, overblik over materialeforbrug og meget mere.
Med andre ord er det muligt at få en komplet løsning, der tilgodeser og optimerer alle de interne forhold, de fleste virksomheder har behov for i dag.
Skulle man i forvejen have et veletableret lønsystem eller et fornuftigt program til økonomistyring, er der stadig mulighed for at bruge de funktioner i Kala, man mangler, og integrere de øvrige systemer, således alle dele taler sammen.
Er du interesseret i den komplette løsning, eller ønsker du, at vi konfigurerer softwaren og bruger integrationer til at optimere din virksomheds administrative processer? Så giv os et kald på 71 99 57 97 eller send os en mail til info@kala.dk - så finder vi frem til den bedste løsning for dig.
