Hvorfor er kørselsregistrering vigtig?
Kørselsregistrering er kritisk for, at man i sin virksomhed har overblikket over, hvor mange kilometer der er blevet kørt for at yde en service til kunderne. Selve registreringen danner nemlig grundlaget for, at man kan fakturere præcist, ligesom det også bevirker, at den pågældende medarbejder automatisk får tilkendt de rigtige kørepenge i systemet.
Derudover har kørselsregnskaber også det formål at skabe overblik over de udgifter, man som virksomhed måtte have til service og vedligehold på sine biler. Når man altid har det konkrete antal kørte kilometer noteret i systemet, er det nemlig lettere at forudsige mere præcist, hvilke omkostninger der kan forventes til vedligeholdelse.
Således handler kørselsregistrering ikke kun om tilbagelagte afstande; i stedet tjener det flere økonomiske formål, der kan skabe værdi i virksomheden og hos medarbejderne.
Sagsopdelt og opgavespecifik kørselsregistrering
Når vi siger, at kørselsregistrering i Kala altid er sagsopdelt, betyder det, at selve dataen noteres under den relevante kunde i systemet, så du altid ved, hvad faktureringsgrundlaget til dine forskellige kunder er.
Derudover kan den digitale kørselsregistrering også tilkobles en specifik opgave. Herved kan du dokumentere, hvilke arbejdsopgaver en kunde har betalt for kørsel til. Dette sikrer, at man som medarbejder eller leder kan forklare de kørte kilometer, og at regningen ikke kan diskuteres, da kørselsregnskabet er nøjagtigt dokumenteret.
Spar tid og ressourcer med kilometerregnskab i Kala
Når du eller en medarbejder har været på kundebesøg, eller på andre måder har haft arbejdsrelateret kørsel, og I har registreret kilometertal i app'en, er godkendelse af en leder det næste skridt. Alt, det kræver, er ét enkelt klik.
Lige så snart kilometerne er godkendte i systemet, bliver de automatisk bogført. Det betyder, at man indblander færrest mulige mennesker i det administrative dokumentationsarbejde, så der i stedet kan bruges tid og ressourcer på det, der er virksomhedens kerneforretning.
Og når først de interne ressourcer bliver brugt optimalt, vil man opnå en øget effektivitet, ligesom virksomhedens likviditet vil stige.
Sådan fører du kørselsregnskab i vores app
Der er to måder, du kan registrere kilometertal på i Kalas app. Den første, og den smarteste måde, sker automatisk via GPS’en i din smartphone eller iPad.
Alt, det kræver, er, at du husker at trykke start, når køreturen begynder, og at du trykker stop, når du er fremme ved destinationen. Resten klarer Kala.
Skulle du eller en anden medarbejder komme til at glemme at trykke start og stop på turen, så kan I naturligvis stadig plotte antal kørte kilometer ind manuelt i appen.
Så snart kørslen er noteret og godkendt i systemet, overføres dataen automatisk til virksomhedens økonomistyrings- og lønsystemer. Dermed kan I fakturere jeres kunder for kørsel på deres sag, og du eller din medarbejder vil automatisk få de rigtige kørepenge udbetalt ved næste løn.
Lettere bliver det ikke.
