Blogindlæg af Jakob Tolstrup, konsulent, marts 2018
Hvad er Agil Projektstyring?
I forbindelse med udgivelsen af den nye funktion ”Scrum-overblik” har vi skrevet en introduktion til, hvad der populært kaldes “Agil Projektstyring” eller på engelsk “Agile Project Management” - Scrum er nemlig et eksempel på dette.
“Men hvad er Agil Projektstyring overhovedet for en størrelse, og hvad betyder Scrum?”, er der måske nogen, der tænker.
Agil Projektstyring er en metode, der oprindeligt stammer fra software-verdenen. Metoden kan og bliver dog flittigt brugt i andre brancher. Overordnet har metodens tilgang til projekter fokus på trinvis og iterativ fremgang. Man arbejder i små cyklusser, som resulterer i små udgivelser, som man hurtigt kan få feedback på.
Kunden er ofte involveret i processen og har adgang til de små produktudgivelser. Det skaber et tæt feedback loop, som sikrer, at man arbejder på det rigtige.
Agil Projektstyring står i kontrast til “Vandfaldsmodellen”, som er den mere traditionelle måde at styre projekter på. Her undersøger man først kravene, laver en plan, udfører planen og evaluerer den til sidst. Det er simpelt og direkte, men samtidig ufleksibelt og bygger på antagelsen, at krav og plan ikke ændres løbende.
Hvis vi forestiller os Vandfaldsmodellen som et stort containerskib - her sætter man en langsigtet kurs, som kan vare flere måneder. Agil Projektstyring minder mere om en speedbåd. Her sætter man ikke i så stor grad en fast kurs, men sejler i stedet i mindre, hurtige sprints. Man sætter en kurs, sejler derhen og genovervejer kursen igen - rinse and repeat.
Visualisering af tankegangen bag hhv. Vandfaldsmodellen og Agil Projektstyring.
Ved Agil Projektstyring har man ved alle skridt et fartøj, som kan få en fra A til B, mens man ved Vandfaldsmodellen kun har et fartøj ved 4. skridt, og fordi man ved Agil Projektstyring løbende har fået feedback, vil resultatet som regel blive bedre.
Der vil også være tilfælde, hvor det ikke giver meget mening at bruge Agil Projektstyring. Hvis man har en supertanker, er det måske ikke så hensigtsmæssigt at sætte ny kurs hver 14. dag. Og hvis man driver en bilfabrik, kan man sjældent starte med at bygge et skateboard.
Scrum vs. Kanban
De mest almindelige metoder til Agil Projektstyring er Scrum og Kanban.
Ved begge metoder bruger man en tavle, som der findes forskellige inddelinger af.
Typisk har man:
-
Backlog - Opgaver man gerne vil have løst
-
Sprint - Opgaver man er i gang med at løse i nuværende cyklus
-
Review - Opgaver, der er løst og nu skal kigges igennem. Optimalt er det en kollega som gør dette
-
Færdig - Opgaver, der er færdige og klar til kunden efter endt cyklus. Optimalt erklæres opgaven færdig af en kollega
Scrum-tavlen i Kala's Scrum-oversigt. Her ses de forskellige opgaver, der er i hhv. Backlog, Sprint, Review og Færdig.
De primære forskelle på Scrum og Kanban beskrives herunder.
Sprints og møder
Ved Scrum arbejder man i 14 dages sprints, som afsluttes af et Scrummøde. Her beslutter man, hvilke opgaver der skal løses i næste sprint, og hvem der er ansvarlig for hvad. Så starter man et nyt sprint, der varer 14 dage, hvorefter man starter forfra.
I Kanban arbejder man hverken i 14 dages sprints, eller holder faste møder. Opgaverne bliver påtaget og løst, som de kommer, og når holdet har tid.
Ansvarlig
I Scrum har man én ansvarlig for hele processen som typisk kaldes en ”Scrum master” eller “Product Owner”.
I Kanban har man ikke én person, som er ansvarlig for processen, det er i stedet hele teamet som har ansvaret.
Arbejdsproces
I Scrum laver man vurderinger og estimater på, hvor meget man kan nå i næste sprint. Målet er at levere arbejdet i inkrementer og i cyklusser.
I Kanban laver man ikke disse. Man kigger i større grad på ”Work In Progress”, til at vurdere, om nye opgaver kan startes. Målet at levere arbejdet i et kontinuerligt flow.
Hvad skal jeg vælge?
Det er svært at sige, hvilken metode der er bedst, og det afhænger af den enkeltes virksomheds behov. Scrum giver mere kontrol over processen, men samtidig skal man bruge tid på at lede den. Ved Kanban skal processen ikke vedligeholdes så meget, men man mister samtidig noget kontrol.
Hvilke fordele er der ved at bruge Agil Projektstyring?
Uanset om du vælger Kanban- eller Scrum-metoden, er der mange fordele at hente ved at bruge Agil Projektstyring.
Eventuelle problemer vil hurtigere blive opdaget, da man løbende skal levere færdige dele af projektet. Din kunde vil tidligt og ofte se, hvad der er blevet lavet. Det skaber et tættere feedback loop. Det sikrer, at man undgår misforståelser, og dermed at man laver det rigtige til kunden.
Hvis det er et helt nyt produkt eller en ny funktion, man laver, så kan man hurtigt få af- eller bekræftet, om man bygger det, som markedet egentlig har brug for. Din virksomhed vil overordnet set blive mere parat til håndtere ændringer.
Agil Projektstyring og Kala
Nu har vi været inde på Agil Projektstyring og dets fordele. Næste spørgsmål er så: Hvordan kan Kala bruges til dette?
Scrum-overblik
Først og fremmest kan man selvfølgelig bruge Kala’s nye Scrum-overblik.
Her har du blandt andet mulighed for at:
-
Se hvilken status din opgave befinder sig i, samt ændre denne status
-
Se hvilke medarbejdere der arbejder på opgaven og tilføje medarbejdere til den
-
Hvis Kala’s standard-statusser ikke passer til jeres virksomhed, kan I ændre dem, samt lave nye, så de passer til jer
Se en gennemgang af Kala's Scrum-overblik her.
Tidsregistrering og fakturering
Med Kala kan du registrere al den tid, du bruger på dine opgaver og sager.
Du kan derefter sende en faktura-kladde til et økonomisystem blandt Kala's samarbejdspartnere, som du kan sende til din kunde som en rigtig faktura. Her vil opgaverne fremgå som beskrivelser, hvis ønsket.
Hvis en kunde så spørger, hvorfor en given del af projektet koster, hvad det koster, kan du være transparent, og vise præcis hvilke opgaver, der har taget hvor meget tid.
Rapporter
Ikke nok med det, så kan du med Kala's rapport-funktion også selv få meget større indsigt i, hvor meget tid der egentligt bruges på de forskellige opgaver og sager. Både du og din kunde vil altså få bedre indblik i, hvad tiden bruges på.